Στον κόσμο των ψηφιακών τεχνολογιών, οι άνθρωποι έχουν από καιρό κατακτήσει τις σύγχρονες μεθόδους επικοινωνίας στον Ιστό. Έτσι, ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους μεταφοράς πληροφοριών είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, με το οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε, να μάθετε και να εξελιχτείτε. Σήμερα, το Διαδίκτυο παρέχει ένα ευρύ φάσμα τέτοιων προγραμμάτων, αλλά το πιο δημοφιλές και βολικό είναι το Microsoft Outlook. Παρά τις πολλές θετικές πτυχές, αυτό το πρόγραμμα αλληλογραφίας έχει μια σειρά από αποχρώσεις που απαιτούν μια συγκεκριμένη λύση. Για παράδειγμα, πολλοί αρχάριοι χρήστες αντιμετωπίζουν το πρόβλημα του τρόπου ρύθμισης της αυτόματης απάντησης στο Outlook.
Λειτουργία αυτόματης απάντησης
Σήμερα, το Outlook είναι το πιο δημοφιλές πρόγραμμα email, το οποίο είναι δημοφιλές στους χρήστες του Διαδικτύου λόγω της απλότητας και της λειτουργικότητάς του. Χάρη σε αυτό το πρόγραμμα, μπορείτε ελεύθερα να επικοινωνείτε και να λαμβάνετε αλληλογραφία. Μεταξύ των πολλών θετικών χαρακτηριστικών, θα πρέπει να τονιστεί η δυνατότητα αυτόματης απόκρισης. Εάν ταξιδεύετε μεγάλες αποστάσεις ή για μεγάλο χρονικό διάστημαχρονική περίοδο που το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης απάντησης.
Εάν δεν υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο ή δυνατότητα πρόσβασης στο γραμματοκιβώτιο, η αυτόματη απάντηση θα στείλει στον αποστολέα τις επαφές του χρήστη και ένα μήνυμα προηχογραφημένο σε ειδικό πρότυπο.
Ρύθμιση και λειτουργία αυτόματης απάντησης
Οι περισσότεροι, όχι μόνο αρχάριοι, αλλά και προχωρημένοι χρήστες του Διαδικτύου, αντιμετωπίζουν το πρόβλημα του τρόπου ρύθμισης της αυτόματης απάντησης στο Outlook. Η διαδικασία δημιουργίας αυτόματης απάντησης στο πρόγραμμα αλληλογραφίας δεν θα είναι δύσκολη και χρονοβόρα εάν όλα γίνουν σωστά και σύμφωνα με τις οδηγίες.
Έτσι, για να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook, πρέπει να κάνετε τα εξής:
- Open Outlook.
- Βρείτε και κάντε κλικ στο κουμπί "Σύνταξη μηνύματος".
- Εισαγάγετε το κείμενο του μηνύματος για αυτόματη απάντηση. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι αυτό είναι το κείμενο που θα σταλεί στον αποστολέα.
- Βρείτε και κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο".
- Στις επιλογές "Αρχείο", βρείτε και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση ως". Πρέπει να επιλέξετε τη μορφή "Πρότυπο Outlook" και να αποθηκεύσετε το μήνυμα.
Η δημιουργία ενός προτύπου είναι μόνο το πρώτο βήμα που θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook και να κάνετε το πρόγραμμα email σας πιο εύκολο στη χρήση.
Βασικά βήματα για τη ρύθμιση της αυτόματης απάντησης
Η ρύθμιση της αυτόματης απάντησης περιλαμβάνει τα ακόλουθα βασικά βήματα:
- Πρέπει να βρείτε την καρτέλα "Κανόνες" στον επάνω πίνακα του προγράμματος.
- Στη συνέχεια επιλέξτε "Έλεγχοςκανόνες και ειδοποιήσεις", όπου πρέπει να επιλέξετε την επιλογή "Νέο".
- Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε "Εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα που λαμβάνω".
- Αφού κάνετε μια επιλογή, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
- Θα εμφανιστεί το παράθυρο "Οδηγός κανόνων", όπου δεν χρειάζεται να επιλέξετε τίποτα. Στη συνέχεια, πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" και, στη συνέχεια, να απαντήσετε "Ναι".
- Στο επόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, πρέπει να επιλέξετε την επιλογή "Επισήμανση χρησιμοποιώντας το καθορισμένο πρότυπο". Στο παρακάτω παράθυρο, πρέπει να κάνετε κλικ στο "Καθορισμένο πρότυπο".
- Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί το παράθυρο "Φάκελοι", όπου θα πρέπει να επιλέξετε "Πρότυπα στο σύστημα αρχείων".
- Αφού εμφανιστεί το παράθυρο "Αυτόματη απάντηση", πρέπει να κάνετε κλικ σε αυτό και να το ανοίξετε.
- Στον "Οδηγό κανόνων" που ανοίγει, επιλέξτε "Επόμενο".
- Στο τελευταίο παράθυρο, πριν ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί "Τέλος".
Έτσι, η ρύθμιση αυτόματης απάντησης ολοκληρώθηκε με επιτυχία. Τώρα τα ενσωματωμένα μηνύματα στο πρότυπο θα αποστέλλονται σε οποιαδήποτε διεύθυνση. Σημαντικό να γνωρίζετε: για να λειτουργεί σταθερά και αποτελεσματικά η αυτόματη απάντηση, θα πρέπει να παρέχετε στον προσωπικό σας υπολογιστή αδιάκοπο Διαδίκτυο.
Συμπερασματικά
Έτσι, ανάλογα με το πρότυπο που δημιουργήθηκε και τις ενέργειες που έγιναν, θα χρησιμοποιηθεί μια αυτόματη απάντηση στο Outlook για όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά θα πρέπει να λάβετε υπόψη το γεγονός ότι ο οδηγός κανόνων προβλέπει την αποστολή αυτόματης απάντησης στον παραλήπτη μόνο μία φορά.
Η περίοδος λειτουργίας ξεκινά μετά την πρώτη εκκίνηση του προγράμματος αλληλογραφίας και τελειώνει όταν βγείτε από αυτό. Ενώ το πρόγραμμαλειτουργεί, μια επαναλαμβανόμενη απάντηση στον παραλήπτη που κατάφερε να στείλει έναν ορισμένο αριθμό μηνυμάτων δεν θα έρθει. Καθ' όλη τη διάρκεια της συνεδρίας, το πρόγραμμα δημιουργεί μια συγκεκριμένη λίστα χρηστών στους οποίους εστάλη μια αυτόματη απάντηση. Τέτοιες ενέργειες σάς επιτρέπουν να αποφύγετε την εκ νέου αποστολή του μηνύματος. Ωστόσο, εάν κάνετε επανεκκίνηση του προγράμματος, η λίστα διαγράφεται. Επομένως, δεδομένων των βασικών βημάτων για τη ρύθμιση και τη δημιουργία προτύπων, όλες οι αμφιβολίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης της αυτόματης απάντησης στο Outlook θα πρέπει να εξαφανιστούν.
