Ο πελάτης και η αλληλογραφία του Outlook είναι ένα από τα πολλά προγράμματα και υπηρεσίες που δημιουργήθηκαν από τη Microsoft. Παρέχουν στους χρήστες τη δυνατότητα να στέλνουν, να λαμβάνουν e-mail και να οργανώνουν την εργάσιμη ημέρα τους με τη βοήθεια ενός ενσωματωμένου organizer. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο όλες τις λειτουργίες που είναι ενσωματωμένες στο πρόγραμμα, πρέπει να ρυθμιστεί.
Προσθήκη γραμματοκιβωτίου στο Outlook 2007
Αυτή είναι η πιο σημαντική ρύθμιση στο πρόγραμμα αλληλογραφίας επειδή είναι άχρηστη χωρίς συνδεδεμένο e-mail. Για να ρυθμίσετε το Outlook όπως θα έπρεπε, πρέπει να ακολουθήσετε τον ακόλουθο αλγόριθμο:
- Επιλέξτε "Υπηρεσία" στη γραμμή μενού.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο δευτερεύον στοιχείο "Ρυθμίσεις λογαριασμού".
- Στην καρτέλα "E-mail", κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία …".
- Στο παράθυρο "Προσθήκη λογαριασμού", εισαγάγετε τη σύνδεση και τον κωδικό πρόσβασης από το γραμματοκιβώτιο που είναι καταχωρημένο στο Hotmail.
- Για να διαμορφώσετε την πρόσβαση σε άλλους διακομιστές αλληλογραφίαςεπιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στη γραμμή "Διαμόρφωση χειροκίνητα …" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Επιλέξτε "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Διαδικτύου".
- Συμπληρώστε όλες τις γραμμές, επιλέξτε πρωτόκολλο για εισερχόμενα μηνύματα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Περισσότερες ρυθμίσεις".
- Στην τρίτη καρτέλα, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Διακομιστής SMTP απαιτεί …".
- Στην τελευταία καρτέλα, εισαγάγετε τους αριθμούς θύρας και τον τύπο κρυπτογράφησης SSL ή TSL που χρησιμοποιείται.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Έλεγχος λογαριασμού" για να ελέγξετε εάν οι ρυθμίσεις είναι σωστές.
- Κάντε κλικ στο "Επόμενο" και "Τέλος" για να ολοκληρώσετε τη ρύθμιση.
Δημιουργία υπογραφών για μηνύματα
Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να εισάγετε οποιοδήποτε τυπικό κείμενο σε κάθε απεσταλμένη επιστολή: επιθυμίες, επαφές ή όνομα εταιρείας. Το Microsoft Outlook 2007 σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε πολλές τέτοιες καταχωρήσεις και να τις συνδέσετε σε συγκεκριμένα γραμματοκιβώτια. Υπάρχουν δύο τρόποι για να καλέσετε το παράθυρο για τη δημιουργία νέας υπογραφής. Το πρώτο έχει ως εξής:
- Στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία".
- Στο παράθυρο που ανοίγει, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή".
- Πατήστε το κουμπί "Υπογραφή" και επιλέξτε το δευτερεύον στοιχείο "Υπογραφές".
Για να δημιουργήσετε μια υπογραφή με τον δεύτερο τρόπο, χρειάζεστε:
- Μεταβείτε στο μενού "Υπηρεσία", επιλέξτε το δευτερεύον στοιχείο "Επιλογές".
- Στο παράθυρο που ανοίγει, μεταβείτε στην καρτέλα "Μήνυμα" και κάντε κλικ στο κουμπί "Υπογραφές".
Η δημιουργία μιας νέας υπογραφής γίνεται σύμφωνα με τον ακόλουθο αλγόριθμο:
- Κάντε κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στο κουμπί "Δημιουργία". Στο νέο παράθυρο, εισαγάγετε το όνομα του μελλοντικού κειμένου.
- Στο κάτω μισό του κύριου παραθύρου, εισαγάγετε το απαιτούμενο κείμενο και μορφοποιήστε το χρησιμοποιώντας τον ομώνυμο πίνακα πάνω από το πεδίο κειμένου. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε οποιαδήποτε εικόνα, επαγγελματική κάρτα ή σύνδεσμο προς ένα έγγραφο html.
Πώς να ρυθμίσετε το Outlook 2007 ώστε να εισάγει αυτόματα μια υπογραφή σε ένα μήνυμα
Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, πρέπει:
- Επιλέξτε το όνομα του επιθυμητού ένθετου στη λίστα στα αριστερά.
- Στη σωστή λίστα, επιλέξτε ποιος λογαριασμός θα τον χρησιμοποιήσει και σε ποιες περιπτώσεις θα εισαχθεί (νέα μηνύματα ή απάντηση σε απεσταλμένη επιστολή).
Αυτό ολοκληρώνει τη μέθοδο ρύθμισης της αυτόματης εισαγωγής υπογραφής στο Outlook.
Αυτόματη απάντηση σε μηνύματα
Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να απαντάτε σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένους ή οποιονδήποτε αποστολέα με μια προπαρασκευασμένη καταχώριση. Για να το δημιουργήσετε, χρειάζεστε:
- Στο μενού "Αρχείο", επιλέξτε "Δημιουργία" και "Μήνυμα" ή χρησιμοποιήστε το "πλήκτρο συντόμευσης" Ctrl + N.
- Στο παράθυρο που ανοίγει, πληκτρολογήστε όλο το απαιτούμενο κείμενο.
- Αποθήκευση ως.oft (πρότυπο του Outlook) χρησιμοποιώντας την εντολή Αποθήκευση ως….
Ο αλγόριθμος για τη ρύθμιση της αυτόματης απάντησης στο Outlook 2007 είναι ο ακόλουθοςτρόπος:
- Μεταξύ των βασικών μενού, επιλέξτε "Υπηρεσία" > "Κανόνες και ειδοποιήσεις".
- Σε ένα νέο παράθυρο, κάντε κλικ στο LMB στο κουμπί "Νέο…".
- Στο πρώτο πλαίσιο διαλόγου "Οδηγός κανόνων", επιλέξτε τη γραμμή "Έλεγχος μηνυμάτων κατά την παραλαβή" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
- Στο δεύτερο πλαίσιο διαλόγου του "Οδηγού", επιλέξτε το πλαίσιο "Απευθύνεται μόνο σε εμένα" και κάντε ξανά κλικ στο "Επόμενο".
- Στο τρίτο παράθυρο, επιλέξτε το πλαίσιο "Απάντηση χρησιμοποιώντας το καθορισμένο πρότυπο". Στο μπλοκ "Βήμα 2", κάντε κλικ στις λέξεις που επισημαίνονται με μπλε χρώμα και επιλέξτε ένα προ-δημιουργημένο αρχείο με την επέκταση.oft.
- Στο τέταρτο παράθυρο, καθορίστε εξαιρέσεις για αυτόματη απάντηση.
- Στο τελευταίο παράθυρο, εισαγάγετε το όνομα του κανόνα και τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στο "Ενεργοποίηση του κανόνα" για να ξεκινήσει η εργασία του.
Για να αλλάξετε ή να διαγράψετε τον κανόνα που δημιουργήθηκε, πρέπει να κάνετε κλικ στα κουμπιά με το ίδιο όνομα στο παράθυρο "Κανόνες και ειδοποιήσεις". Αυτός είναι ο τρόπος για να ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση στο Outlook 2007.
Αλλαγή ώρας
Εκτός από τις δυνατότητες εργασίας με αλληλογραφία, το Outlook περιέχει έναν διοργανωτή με ένα ημερολόγιο. Μερικές φορές ο διοργανωτής εμφανίζει την ώρα με τη μορφή 12 ωρών που υιοθετείται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Δεν υπάρχει ενσωματωμένος τρόπος να ρυθμίσετε την ώρα στο Outlook στη συνήθη μορφή 24 ωρών, επειδή το πρόγραμμα εξαρτάται από τις ρυθμίσεις του λειτουργικού συστήματος των Windows. Για να τα αλλάξετε, χρειάζεστε:
- Μεταβείτε στον "Πίνακα Ελέγχου" και μεταβείτε στις "Επιλογές Περιοχής και Γλώσσας" ή "Γλώσσα" για Windows 8.
- Για WindowsXP: "Ρυθμίσεις" > καρτέλα "Ώρα"> επιλέξτε τη μορφή ώρας ωω:λλ:δδ tt ή ΩΩ:λλ:δδ για χρόνο 12 και 24 ωρών αντίστοιχα.
- Για Windows 7: πρώτη καρτέλα > Κουμπί "Περισσότερες επιλογές" > "Ώρα". Εισαγάγετε ή επιλέξτε τις τιμές από το πρώτο βήμα στις αντίστοιχες γραμμές.
- Για Windows 8: "Language"> "Change date format, etc." > "Πρόσθετες παράμετροι"> "Ώρα".
- Πατήστε "OK" για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις.
Αυτό ολοκληρώνει τη ρύθμιση ώρας.
Ειδοποιήσεις
Ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν ειδοποιεί τον χρήστη του για νέα μηνύματα είναι ένα άχρηστο σύνολο όμορφων παραθύρων. Είναι εύκολο να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις στο Outlook όπως απαιτείται. Για να το κάνετε αυτό, χρειάζεστε:
- Ανοίξτε το παράθυρο "Επιλογές" και κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές αλληλογραφίας" στην πρώτη καρτέλα.
- Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο "Περισσότερες επιλογές".
- Στο νέο παράθυρο στο μπλοκ "Όταν λαμβάνεται νέο μήνυμα στο φάκελο Εισερχόμενα" επιλέξτε τις επιθυμητές μορφές ειδοποιήσεων.
- Για να αλλάξετε τις παραμέτρους της αναδυόμενης ειδοποίησης στο "Desktop", κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων στην επιφάνεια εργασίας …". Μπορείτε να αλλάξετε τη διαφάνεια και τον χρόνο εμφάνισης.
Υπάρχουν τόσοι τρόποι ρύθμισης διαφόρων δυνατοτήτων στο Outlook όσοι και οι ίδιοι. Αλλά αυτή η διαδικασία είναι αρκετά απλή για να τη χειριστεί ένας κανονικός χρήστης.
