Το Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λόγω του μεγάλου αριθμού πλεονεκτημάτων έναντι των χάρτινων επιστολών, έχει γίνει εδώ και καιρό ένας από τους κύριους τύπους επικοινωνίας. Ωστόσο, όπως πολλές άλλες τεχνολογικές καινοτομίες, αυτό το είδος επικοινωνίας έχει τους δικούς του κανόνες. Παρά το γεγονός ότι η επικοινωνία μέσω αλληλογραφίας μέσω Διαδικτύου έχει γίνει αναπόσπαστο μέρος πολλών τομέων της ζωής, οι περισσότεροι χρήστες δεν θα είναι σε θέση να απαντήσουν στο ερώτημα ποια είναι τα συστατικά στοιχεία ενός email.
Δομή email από την άποψη του χρήστη
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι παρόμοια και πολύ διαφορετικά από τα χάρτινα γράμματα που είναι γνωστά στην παλαιότερη γενιά. Αλλά ανεξάρτητα από την υπηρεσία email, η δομή του email είναι πάντα η ίδια. Ας παραθέσουμε τα στοιχεία ενός email, περιγράφοντας συνοπτικά καθένα από αυτά:
- Πεδίο "Προς". Αυτό το πεδίο περιέχει τη διεύθυνση του παραλήπτη. Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες, διαχωρίστε τους με ένα ερωτηματικό.
- Το πεδίο "Θέμα". Σε πολλές υπηρεσίες αλληλογραφίας, θεωρείται υποχρεωτικό. Και θα είναι ευκολότερο για τους χρήστες να βρουν το γράμμα εάν το θέμα αναφέρεται σωστά σε αυτό.
- Το σώμα του γράμματος. Το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει το κύριο κείμενο.
Κρυφά στοιχεία email
Εξετάσαμε την ορατή δομή του γράμματος. Αλλά εκτός από στοιχεία ορατά με γυμνό μάτι, τα ακόλουθα πεδία μπορούν επίσης να αποδοθούν στα στοιχεία ενός email:
- από ποιον (αυτό το πεδίο συμπληρώνεται αυτόματα);
- αντίγραφο (εκτός από τον κύριο παραλήπτη, ένα αντίγραφο της επιστολής αποστέλλεται σε κάποιον άλλο);
- τυφλό αντίγραφο (χρησιμοποιείται εάν ένα αντίγραφο της επιστολής πρέπει να σταλεί χωρίς ενημέρωση του κύριου παραλήπτη);
- συνημμένα.
Στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τεχνική άποψη
Από τεχνική άποψη, κάθε email περιλαμβάνει επίσης τα ακόλουθα στοιχεία:
- Κεφαλίδες, ή, όπως ονομάζονται επίσης, φάκελοι του πρωτοκόλλου SMTP. Αυτές οι κεφαλίδες μπορεί να περιλαμβάνονται ή όχι στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δηλαδή, μια κατάσταση είναι δυνατή όταν ο διακομιστής αλληλογραφίας έχει περισσότερες πληροφορίες από αυτές που υποδεικνύονται στο σώμα του μηνύματος. Η κεφαλίδα περιέχει τις διευθύνσεις του αποστολέα, τους παραλήπτες και τη διεύθυνση του κεντρικού υπολογιστή αποστολής.
- Το ίδιο το μήνυμα, το οποίο είναι στη γλώσσα των πρωτοκόλλων SMTPπου ονομάζεται Δεδομένα. Αυτό, με τη σειρά του, υποδιαιρείται σε:
- επικεφαλίδα της επιστολής - κατ' αναλογία με την έντυπη αλληλογραφία, περιέχει δεδομένα σχετικά με τους διακομιστές αλληλογραφίας από τους οποίους πέρασε η επιστολή και ορισμένες άλλες πληροφορίες.
- το σώμα του γράμματος - το ίδιο το κείμενο της επιστολής.
Δομή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματική αλληλογραφία
Αν μέχρι τώρα μιλούσαμε για τη δομή ενός email από τεχνική άποψη, τώρα ας δούμε τα στοιχεία ενός καλογραμμένου email για επαγγελματική αλληλογραφία, γιατί κάθε εταιρεία που σέβεται τον εαυτό του προσπαθεί να συμμορφωθεί με γενικά αποδεκτά πρότυπα επικοινωνίας.
Αν και υπάρχει μεγάλος αριθμός διαφορετικών ταξινομήσεων ηλεκτρονικών μηνυμάτων, χωρίζονται σε δύο ομάδες ανάλογα με τη δομή του σχεδιασμού. Η πρώτη ομάδα είναι επιστολές επικοινωνίας, χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια της εργασίας. Το δεύτερο είναι επιστολές συμφωνίας: μηνύματα που συνοψίζουν τη συνάντηση, υποδεικνύουν τις προθεσμίες για την ολοκλήρωση της εργασίας και άλλες σημαντικές πτυχές για την αποσαφήνιση των ενεργειών που απαιτούνται από καθένα από τα μέρη.
Ας παραθέσουμε τα στοιχεία κάθε τύπου email ξεχωριστά.
Επιστολή-επικοινωνία
Η δομή του πρέπει να περιλαμβάνει:
- Το θέμα του email. Σε αυτό το πεδίο, είναι καλύτερο να υποδείξετε τι ακριβώς περιμένετε από τον οικοδεσπότη, όπως να συμφωνήσετε για μια ώρα συνάντησης, μια λίστα θεμάτων που πρέπει να λάβετε υπόψη και ούτω καθεξής.
- Χαιρετίσματα. Ακόμα κι αν η επιστολή σχεδιάζεται να σταλεί σε πολλά άτομα,η ηθική της επιχειρηματικής επικοινωνίας συνεπάγεται τον υποχρεωτικό χαιρετισμό των αποδεκτών.
- Περιεχόμενο μηνύματος. Το πραγματικό κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο περιγράφει το αίτημα όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα.
- Εταιρική υπογραφή. Ένα σημείο που πολλοί ξεχνούν. Ένα σωστά γραμμένο πρότυπο υπογραφής περιλαμβάνει το πλήρες όνομα και τη θέση του συγγραφέα, τα στοιχεία επικοινωνίας του (αριθμός τηλεφώνου, σύνδεσμοι προς τον ιστότοπο της εταιρείας, email κ.λπ.). Η υπογραφή μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τους κανόνες και τους κανονισμούς που υιοθετεί ο οργανισμός.
- Πεδία "Προς" και "Κοιν.". Αναφέρονται τελευταία για κάποιο λόγο - συμπληρώνοντάς τα τελευταία, θα αποκλείσετε την πιθανότητα αποστολής ενός ημιτελούς ή μη επαληθευμένου μηνύματος.
Συμφωνητική επιστολή
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, αυτός ο τύπος ηλεκτρονικού μηνύματος χρησιμοποιείται για τη σύνοψη των αποτελεσμάτων της συνάντησης, την ένδειξη του σχεδίου δράσης για κάθε πλευρά και τον καθορισμό προθεσμιών. Τέτοιες επιστολές είναι ένα είδος «πρωτόκολλου» συναντήσεων και σας επιτρέπουν να δομείτε εύκολα πληροφορίες. Ένα γράμμα αυτού του τύπου κατασκευάζεται σύμφωνα με το σχέδιο:
- Χαιρετίσματα. Εάν ο αριθμός των συμμετεχόντων στη σύσκεψη που συνοψίστηκε στο γράμμα ήταν μικρός, μπορείτε να αναφέρετε όλους ονομαστικά ή να χρησιμοποιήσετε έναν γενικευμένο τύπο χαιρετισμού.
- Επαναλάβετε τον σκοπό της συνάντησης, τα αποτελέσματα της οποίας συνοψίζονται στην επιστολή.
- Λίστα θεμάτων που συζητήθηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Για κάθε θέμα αναφέρονται οι συμφωνίες, οι αποφάσεις και οι προθεσμίες υλοποίησης.
- Λίστα ζητημάτων που δεν απαιτούν επείγουσα επίλυση, αλλά δεν πρέπει να παραβλεφθούν.
- Διευκρίνιση της γνώμης των συμμετεχόντων στη συνάντηση - λαμβάνονται όλα υπόψη;
- Υπογραφή προτύπου.
