Η παρουσία e-mail για οποιονδήποτε χρήστη προσωπικού υπολογιστή στον σύγχρονο κόσμο είναι κανόνας και αναγκαιότητα. Κάποιος έχει μία διεύθυνση email, κάποιος, λόγω αναγκών ή προτιμήσεων, έχει πολλά γραμματοκιβώτια. Αλληλογραφία με φίλους, πελάτες, αποστολές, ειδοποιήσεις για επερχόμενες εκδηλώσεις - όλα αυτά έχουν γίνει αναπόσπαστο μέρος της ζωής. Εάν έχετε μία διεύθυνση, ο έλεγχος για νέες επιστολές και η αποστολή απαντήσεων είναι αρκετά απλός. Η κατάσταση γίνεται πολύ πιο περίπλοκη αν υπάρχουν πολλές διευθύνσεις email.
Οι εφαρμογές αλληλογραφίας έχουν αναπτυχθεί για να λειτουργούν ταυτόχρονα με συγκεκριμένο αριθμό λογαριασμών. Το πιο δημοφιλές είναι το Outlook, το οποίο η Microsoft αποστέλλει από προεπιλογή με το Microsoft Office μαζί με άλλα προγράμματα.
Οφέλη από την επιλογή του Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Η χρήση της εφαρμογής Microsoft σάς επιτρέπει:
- Συλλέξτε πληροφορίες από διάφορα γραμματοκιβώτια και διακομιστές σε μία εφαρμογή.
- Εξοικονόμηση χρόνου λήψηςκαι δείτε την ενημέρωση της λίστας εισερχομένων.
- Ρύθμιση περιόδου συγχρονισμού για γραμματοκιβώτια.
- Εφαρμογή ταξινόμησης, ομαδοποίησης και αντιστοίχισης φίλτρων στην εισερχόμενη αλληλογραφία σύμφωνα με προτεραιότητες.
- Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτηση περιεχομένων γραμματοκιβωτίου.
- Γρήγορη απάντηση στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία εφαρμογή.
- Ανακτήστε γρήγορα πληροφορίες όταν χρησιμοποιείτε γραμματοκιβώτια που περιέχουν μεγάλο αριθμό γραμμάτων.
Η πληθώρα των λειτουργιών και των ρυθμίσεων του Outlook μας επιτρέπει να θεωρούμε την εφαρμογή κορυφαία μεταξύ παρόμοιων προγραμμάτων από άλλους προγραμματιστές.
Στην εικοσαετή ιστορία της ύπαρξης του mail manager, κυκλοφόρησαν 8 εκδόσεις, τις οποίες δημιούργησε η Microsoft καθώς ανέπτυξε και κυκλοφόρησε νέες εκδόσεις λειτουργικών συστημάτων Windows και Mac OS.
Πού να ξεκινήσετε
Οι χρήστες που συναντούν για πρώτη φορά τη χρήση της εφαρμογής έχουν συχνά ερωτήσεις σχετικά με το τι και πού να ρυθμίσουν τις παραμέτρους του Outlook, ώστε να μην υπάρχουν προβλήματα και αποτυχίες κατά την εργασία με αλληλογραφία. Η ρύθμιση της αλληλογραφίας ξεκινά με την προσθήκη λογαριασμών κατά την πρώτη εκκίνηση της εφαρμογής.
Δημιουργία παραθύρου καλωσορίσματος και γραμματοκιβωτίου
Ο Οδηγός αρχικής ρύθμισης θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου όπου πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Σε ένα νέο παράθυρο, εάν υπάρχουν έγκυροι λογαριασμοί email, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το στοιχείο "Ναι" είναι επισημασμένο και να χρησιμοποιήσετε ξανά το "Επόμενο" για να μεταβείτε στο επόμενο βήμα.
Αυτόματη ρύθμιση
Όταν εμφανιστεί το παράθυρο "Προσθήκη νέου λογαριασμού", σας προσφέρεται η επιλογή μεταξύ αυτόματων και μη αυτόματων ρυθμίσεων λογαριασμού. Η αυτόματη ρύθμιση του Outlook λειτουργεί σε περιπτώσεις όπου η εφαρμογή μπορεί να λάβει τις ρυθμίσεις για τη σύνδεση στον διακομιστή αλληλογραφίας από μόνη της. Για να το κάνετε αυτό, απλώς εισαγάγετε τα στοιχεία σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης για τον λογαριασμό email σας.
Μη αυτόματη ρύθμιση
Αλλά πιο συχνά χρειάζεται να κάνετε πρόσθετες ρυθμίσεις για την αλληλογραφία του Outlook για σωστό συγχρονισμό και σύνδεση με το γραμματοκιβώτιο. Η πρόσβαση παρέχεται κατά το άνοιγμα της ενότητας "Μη αυτόματη διαμόρφωση ρυθμίσεων διακομιστή ή πρόσθετων τύπων διακομιστών".
Στο νέο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέγεται η πρώτη επιλογή "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Διαδικτύου" από τους πιθανούς τύπους σύνδεσης.
Ποιες πληροφορίες απαιτούνται για τη ρύθμιση της αλληλογραφίας του Outlook
Κατά τη μετάβαση στο επόμενο παράθυρο, ο χρήστης καλείται να συμπληρώσει 7 πεδία:
- Το "Εισαγάγετε όνομα" είναι για πληροφορίες σχετικά με τον ιδιοκτήτη, όπως όνομα και επίθετο, ή μια βολική συντομογραφία. Αυτά τα δεδομένα εμφανίζονται ως αποστολέας στο μήνυμα.
- "Διεύθυνση email" - το όνομα του λογαριασμού email που θα προστεθεί.
- "Τύπος λογαριασμού" - προτείνεται να επιλέξετε μία από τις επιλογές από την τυπική λίστα. Για σωστή πρόσβαση στην αλληλογραφία, απαιτείται POP3.
- "Διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας" -καταχωρείται η διεύθυνση των ληφθέντων επιστολών. Η διεύθυνση σχηματίζεται ως εξής: pop. και ταχυδρομική διεύθυνση. Για παράδειγμα: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru. Εάν έχετε εταιρική αλληλογραφία, μπορείτε να ελέγξετε τη διεύθυνση διακομιστή και τις πρόσθετες ρυθμίσεις με τον διαχειριστή του συστήματός σας ή στις ενότητες βοήθειας φιλοξενίας.
- Η διεύθυνση για το πεδίο "Διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας" σχηματίζεται με τον ίδιο τρόπο, αλλά αντί για pop. εγγεγραμμένο smtp. Για παράδειγμα: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
- Τα αντίστοιχα πεδία υποδεικνύουν το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης για τη σύνδεση στο γραμματοκιβώτιο.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις (για παράδειγμα, e-mail που δημιουργείται χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες μιας εταιρείας φιλοξενίας), οι διευθύνσεις διακομιστή για εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία διαφέρουν από τις τυπικές και τα μηνύματα μπορούν να ανταλλάσσονται μόνο μέσω σύνδεσης σε συγκεκριμένο λιμάνι. Για να καθορίσετε τις κατάλληλες ρυθμίσεις, πρέπει να μεταβείτε στο κουμπί "Άλλες ρυθμίσεις" στην ενότητα για τον καθορισμό και την ενεργοποίηση πρόσθετων επιλογών. Στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται, μεταβείτε στην καρτέλα "Διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας". Εάν ο κεντρικός υπολογιστής ή ο πάροχος υπηρεσιών αλληλογραφίας απαιτεί εξουσιοδότηση SMTP, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στο "Το SMTP απαιτεί έλεγχο ταυτότητας". Στα πεδία «Όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης» εισάγετε τα σχετικά στοιχεία. Ένα σημάδι επιλογής δίπλα στο "Απομνημόνευση κωδικού πρόσβασης" θα σας επιτρέψει να αποφύγετε την εισαγωγή κωδικού πρόσβασης κάθε φορά για το συγχρονισμό δεδομένων. Για να καθορίσετε πρόσθετες παραμέτρους σύνδεσης, μεταβείτε στην καρτέλα "Για προχωρημένους". Σε αυτήν την ενότητα, θα πρέπει να καθορίσετε τους αριθμούς θύρας γιασύνδεση με τον διακομιστή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας. Πρέπει να θυμόμαστε ότι οι αριθμοί είναι διαφορετικοί και πρέπει να δίνεται προσοχή κατά την εισαγωγή δεδομένων. Το "Απαιτείται κρυπτογραφημένη σύνδεση (SSL)" πρέπει να ελεγχθεί και ο τύπος κρυπτογράφησης πρέπει να είναι SSL.
Οι ρυθμίσεις αποθηκεύονται πατώντας το κουμπί OK
Μετά την ολοκλήρωση της εισαγωγής δεδομένων για το email, μπορείτε να ελέγξετε την ορθότητα της εργασίας κάνοντας κλικ στο κουμπί "Έλεγχος λογαριασμού". Εάν παρουσιαστούν σφάλματα, η εφαρμογή θα αναφέρει τι συνέβη και θα υποδείξει την αιτία. Αρκεί να διορθώσετε το πρόβλημα και να επαναλάβετε τον έλεγχο ρυθμίσεων.
Εάν όλες οι ρυθμίσεις είναι σωστές, θα πραγματοποιηθεί η σύνδεση με τον λογαριασμό αλληλογραφίας και θα σταλεί ένα δοκιμαστικό μήνυμα.
Ολοκληρώστε τον οδηγό εφαρμογής και κλείστε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο κουμπί "Τέλος".
Εάν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές στις ρυθμίσεις, να προσθέσετε ή να διαγράψετε ένα γραμματοκιβώτιο, θα πρέπει να βρείτε την ενότητα "Ρυθμίσεις λογαριασμού" στο μενού "Αρχείο".
Εργασία με φακέλους. Κανόνες του Outlook
Η εργασία με το Outlook συνεπάγεται επίσης τη δυνατότητα δημιουργίας φακέλων και κανόνων που σας επιτρέπουν να ταξινομείτε αυτόματα την εισερχόμενη αλληλογραφία σύμφωνα με τις καθορισμένες απαιτήσεις και ανάγκες. Η χρήση αυτής της δυνατότητας θα εξοικονομήσει χρόνο για τον έλεγχο των ληφθέντων email και την εκμάθηση σχετικά με τις αποδείξεις.εισερχόμενο σημαντικό μήνυμα σχεδόν αμέσως.
Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο, αρκεί να εκτελέσετε την ακόλουθη σειρά χειρισμών:
- Στο αριστερό μενού πλοήγησης, πρέπει να βρείτε και να επισημάνετε τον φάκελο "Εισερχόμενα" με τον κέρσορα.
- Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στο "Φάκελοι" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία φακέλου".
- Στο πεδίο "Όνομα φακέλου", εισαγάγετε το όνομα που θέλετε. Βεβαιωθείτε ότι η προβολή "Στοιχεία τύπου αλληλογραφίας" είναι επιλεγμένη στην κάτω περιοχή "Περιεχόμενα φακέλου" και ότι ο κύριος φάκελος είναι επιλεγμένος ως γονικός φάκελος "Τοποθέτηση φακέλου σε".
- Ολοκληρώστε τη δημιουργία ενός νέου φακέλου πατώντας το κουμπί OK.
Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες βάσει των οποίων τα μηνύματα θα ταξινομηθούν σε φακέλους. Οι ρυθμίσεις και οι κανόνες του Outlook συντάσσονται λαμβάνοντας υπόψη τον τελικό φάκελο όπου πρέπει να μεταβεί το εισερχόμενο μήνυμα και ένα σύνολο παραμέτρων, που μπορεί να είναι ο τύπος του γράμματος, ο αποστολέας, οι λέξεις-κλειδιά στο θέμα ή το κείμενο της αλληλογραφίας. Επιπλέον, μπορείτε να αντιστοιχίσετε ένα συγκεκριμένο χρώμα σε μηνύματα από συγκεκριμένο αποστολέα ή προσωπικά μηνύματα. Η πρόσβαση στη δημιουργία, την επεξεργασία και τη διαγραφή κανόνων πραγματοποιείται μέσω του στοιχείου "Υπηρεσία", "Κανόνες και ειδοποιήσεις".
Πώς να πραγματοποιήσετε επαναφορά εργοστασιακών ρυθμίσεων
Εάν χρειάζεται να επαναφέρετε τις ρυθμίσεις του Outlook στην αρχική τους κατάσταση, απλώς διαγράψτε τον λογαριασμό και το αρχείο δεδομένων για συνδεδεμένους λογαριασμούς μέσω του "Πίνακα Ελέγχου" στην ενότητα "Αλληλογραφία". Η διαδικασία διαρκεί λίγα λεπτά και σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρουςΤο Outlook προσθέτει νέα γραμματοκιβώτια.
Μετά από μια βαθύτερη μελέτη των δυνατοτήτων του Outlook, συνιστάται η χρήση της εφαρμογής όχι μόνο ως πρόγραμμα-πελάτης email, αλλά και ως σημειωματάριο, διοργανωτής και προγραμματιστής εκδηλώσεων. Πρέπει να σημειωθεί ότι στην τελευταία έκδοση του πακέτου του Microsoft Office που κυκλοφόρησε, πολλοί λόγοι για παράπονα χρηστών έχουν εξαλειφθεί και το πρόγραμμα έχει λάβει νέες δυνατότητες για πιο αποτελεσματική εργασία.
