Συστήματα αξιολόγησης απόδοσης προσωπικού που βασίζονται σε KPI κερδίζουν ολοένα και μεγαλύτερη δημοτικότητα στη Ρωσία. Τα κύρια πλεονεκτήματα τέτοιων μηχανισμών έγκεινται στην ορθολογική αντανάκλαση των δραστηριοτήτων των εταιρειών.
KPI: τι είναι
Το KPI (KPIs) είναι μια αγγλική συντομογραφία για τους "βασικούς δείκτες απόδοσης", στα ρωσικά αναφέρεται ως KPI - βασικοί δείκτες απόδοσης (μερικές φορές παράμετροι). Αλλά στην αρχική ξένη ήχο χρησιμοποιείται ως κανόνας. Το KPI είναι ένα σύστημα που σας επιτρέπει να αξιολογείτε την απόδοση των εργαζομένων της εταιρείας προκειμένου να επιτύχετε στόχους (στρατηγικούς και τακτικούς).
"Βασικοί δείκτες" επιτρέπουν στην εταιρεία να αναλύσει την ποιότητα της δομής της, τις δυνατότητες επίλυσης προβλημάτων. Με βάση το KPI, διαμορφώνεται επίσης ένα σύστημα διαχείρισης στόχων. Αυτός είναι ο πιο σημαντικός παράγοντας: εάν δεν υπάρχουν ενδείξεις στόχευσης δεικτών απόδοσης, τότε δεν υπάρχει τίποτα που να ισχύει για τους «βασικούς δείκτες». Η διαχείριση βάσει στόχων και οι KPI είναι επομένως δύο αλληλένδετα φαινόμενα. Το πρώτο περιλαμβάνει, πρώτα απ 'όλα, την πρόβλεψη των αποτελεσμάτων της εργασίας, καθώς και τον σχεδιασμό του τρόπου με τον οποίο θα επιτευχθούν αυτά τα αποτελέσματα.
Ποιος βρήκε το KPI;
Η Ιστορία, ωστόσο, δεν δίνει μια σαφή απάντηση σε αυτό το ερώτημαμπορείτε να δείτε πώς η παγκόσμια διοίκηση κατόρθωσε να κατανοήσει τους KPI, τι είναι και γιατί είναι χρήσιμοι. Στα τέλη του 19ου και στις αρχές του 20ου αιώνα, ο κοινωνιολόγος Μαξ Βέμπερ καθόρισε ότι υπάρχουν δύο τρόποι αξιολόγησης της εργασίας των εργαζομένων: ο λεγόμενος «σουλτανικός» και ο αξιοκρατικός. Σύμφωνα με την πρώτη, το αφεντικό («σουλτάνος») κατά την κρίση του αξιολόγησε πόσο καλά ένα άτομο αντιμετωπίζει τα καθήκοντά του. Η λογική αρχή εδώ παίζει δευτερεύοντα ρόλο, το κύριο πράγμα είναι μια καθαρά συναισθηματική αντίληψη της εργασίας ενός υφισταμένου.
Η αξιοκρατική μέθοδος είναι όταν τα αποτελέσματα της εργασίας αξιολογούνται με πραγματικά επιτεύγματα, με τη συμμετοχή αντικειμενικών μηχανισμών μέτρησης. Αυτή η προσέγγιση προσαρμόστηκε από τους θεωρητικούς της διαχείρισης στις δυτικές χώρες και σταδιακά αποκρυσταλλώθηκε σε αυτό που γνωρίζουμε ως σύστημα KPI. Σημαντικό ρόλο στη συστηματοποίηση της ορθολογικής αξιολόγησης της απόδοσης του προσωπικού έπαιξαν οι εργασίες του Peter Drucker, ο οποίος θεωρείται ότι μετέτρεψε τη διοίκηση σε επιστημονικό κλάδο. Οι έννοιες του επιστήμονα δηλώνουν ευθέως ότι υπάρχουν στόχοι, αλλά υπάρχει αξιολόγηση του βαθμού επίτευξής τους μέσω βασικών δεικτών απόδοσης.
Πλεονεκτήματα KPI
Η κύρια θετική πλευρά του συστήματος KPI είναι η παρουσία ενός μηχανισμού για την αξιολόγηση της εργασίας και του έργου της επιχείρησης στο σύνολό της, ο οποίος είναι διαφανής για όλους τους εργαζόμενους της εταιρείας. Αυτό επιτρέπει στις αρχές να αξιολογούν την απόδοση όλων των δευτερευουσών δομών σε πραγματικό χρόνο, να προβλέψουν πώς θα επιλυθούν οι εργασίες και θα επιτευχθούν οι στόχοι. Το επόμενο πλεονέκτημα του KPI είναι ότι η διοίκηση έχει ένα εργαλείο για την προσαρμογή της εργασίας των υφισταμένων εάν τα τρέχοντα αποτελέσματα υστερούναπό το προγραμματισμένο.
Αν, για παράδειγμα, η μέτρηση απόδοσης κατά το πρώτο εξάμηνο αποκαλύψει ότι ορισμένες παράμετροι απόδοσης δεν είναι αρκετά υψηλές, τότε διοργανώνονται εργαστήρια για να εντοπιστούν οι λόγοι και να ενθαρρύνονται οι εργαζόμενοι να αποδώσουν καλύτερα μετά τους επόμενους έξι μήνες. Μια άλλη θετική πλευρά του KPI είναι η ανατροφοδότηση μεταξύ του ειδικού και του διευθυντή. Ο πρώτος θα λάβει όχι απλώς οδηγίες και μερικές φορές φαινομενικά προκατειλημμένα, αλλά καλά τεκμηριωμένα σχόλια, ο δεύτερος θα βελτιώσει την απόδοση προσδιορίζοντας λάθη και ελλείψεις στην εργασία που εκτελείται από τον υφιστάμενο.
μειονεκτήματα KPI
Τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων στο πλαίσιο των KPI (δείκτες απόδοσης ως τέτοιοι) μπορούν να ερμηνευτούν όχι σωστά και αυτό είναι το κύριο μειονέκτημα αυτού του συστήματος. Κατά κανόνα, η πιθανότητα εμφάνισης ενός τέτοιου προβλήματος είναι όσο μικρότερη, τόσο περισσότερη προσοχή δίνεται στο στάδιο του σχηματισμού κριτηρίων για τον τρόπο αξιολόγησης των παραμέτρων απόδοσης. Ένα άλλο μείον του KPI είναι ότι οι εταιρείες θα πρέπει να ξοδέψουν πολλούς πόρους για να εφαρμόσουν αυτό το σύστημα (υπολογιζόμενο, κατά κανόνα, σε χρόνο, εργασία και οικονομικά). Μιλάμε φυσικά για δουλειά πάνω στις βασικές παραμέτρους της αποτελεσματικότητας του σωστού επιπέδου επεξεργασίας. Υπάρχει πιθανότητα να είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί μεγάλης κλίμακας επανεκπαίδευση εργαζομένων: ειδικοί - με σκοπό την αλλαγή των καθηκόντων και, ως εκ τούτου, των συνθηκών εργασίας, ενώ η διοίκηση θα πρέπει να κυριαρχήσει σε νέες μεθόδους για την αξιολόγηση της εργασίας των υφισταμένων. Η εταιρεία μπορεί να μην είναι έτοιμη να δώσει στην ομάδα επιπλέον χρόνο για να κυριαρχήσεικαινοτομίες.
Λεπτομέρειες εφαρμογής KPI
Το κύριο καθήκον κατά την εφαρμογή ενός συστήματος KPI («από το μηδέν») είναι να αποτραπεί η αρνητική στάση απέναντι σε αυτό από τους υπαλλήλους. Ως εκ τούτου, η διοίκηση της εταιρείας πρέπει να μεταφέρει ξεκάθαρα το νόημα και τα πρακτικά οφέλη των καινοτομιών σε καθέναν από τους υφισταμένους, των οποίων η εργασία υπόκειται σε μεταγενέστερη αξιολόγηση για αποτελεσματικότητα. Η καλύτερη μέθοδος εδώ, σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς από τον τομέα του HR, είναι μια ατομική παρουσίαση, μια εξήγηση σε ειδικούς σε συγκεκριμένες θέσεις: KPI - τι είναι και γιατί εφαρμόζεται αυτό το σύστημα σε μια εταιρεία.
Θα ήταν λάθος να επιβάλλουμε άνευ όρων παραμέτρους απόδοσης κατόπιν παραγγελίας, αλλά το απαραίτητο βήμα είναι μια έκκληση από τα ανώτατα στελέχη της εταιρείας. Εάν, για παράδειγμα, ένας προϊστάμενος γραμμής ενημερώσει τους υφισταμένους στο τμήμα του για την επικείμενη εφαρμογή του KPI, τότε αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να επιβεβαιωθούν και από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Ο ειδικός πρέπει να κατανοήσει ότι το σύστημα των βασικών δεικτών απόδοσης δεν είναι εφεύρεση του αφεντικού, αλλά στοιχείο της στρατηγικής πολιτικής ολόκληρης της εταιρείας.
Βέλτιστος χρονισμός για την υλοποίηση KPI
Υπάρχει η άποψη μεταξύ των ειδικών ότι οι δείκτες KPI, αν μιλάμε για σύστημα, θα πρέπει να εφαρμόζονται ταυτόχρονα σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης της εταιρείας - από απλούς ειδικούς μέχρι κορυφαία στελέχη. Σύμφωνα με αυτή την άποψη, ο χρόνος εφαρμογής των βασικών δεικτών απόδοσης δεν μπορεί να παραταθεί χρονικά: το σύστημα ξεκινά να λειτουργεί αμέσως. Το μόνο ερώτημα είναι πώς να επιλέξετε βέλτιστα τη στιγμή της εκτόξευσής του. Υπάρχει μια άποψη ότι αρκεί η ειδοποίησηεργαζομένων σχετικά με την έναρξη του KPI σε περίπου τρεις μήνες. Αυτό αρκεί για να μελετήσει το προσωπικό της εταιρείας τις ιδιαιτερότητες της μελλοντικής αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας της εργασίας τους.
Υπάρχει επίσης η θέση ότι για κάποιο χρονικό διάστημα ο KPI μπορεί να λειτουργεί παράλληλα με το προηγούμενο σύστημα πληρωμών. Ανάλογα με τον βαθμό φιλελευθερισμού των αρχών, ο εργαζόμενος θα μπορεί να επιλέξει με ποιο σχήμα θα αμείβεται. Μπορείτε να παρακινήσετε πλήρως ένα άτομο να εργαστεί σύμφωνα με τους νέους KPI μέσω μπόνους και μπόνους, οι προϋποθέσεις για τη λήψη των οποίων θα διευκρινίζονται σαφώς στις βασικές παραμέτρους.
Στάδια δημιουργίας συστήματος KPI
Στην πραγματικότητα, ως εκ τούτου, η εισαγωγή των μηχανισμών KPI έχει προηγηθεί από διάφορα στάδια προπαρασκευαστικής εργασίας. Πρώτον, αυτή είναι η περίοδος που σχετίζεται με τη διαμόρφωση των στρατηγικών στόχων που τίθενται για την εταιρεία. Ως μέρος του ίδιου σταδίου εργασίας, η γενική ιδέα χωρίζεται σε τομείς τακτικής, η αποτελεσματικότητα των οποίων πρέπει να μετρηθεί. Δεύτερον, είναι η ανάπτυξη βασικών δεικτών απόδοσης, ο ορισμός της ουσίας τους. Τρίτον, πρόκειται για εργασία για την κατανομή των επίσημων εξουσιών που σχετίζονται με την εφαρμογή του συστήματος, έτσι ώστε κάθε υπεύθυνος να θέτει μια ερώτηση όπως "KPIs - τι είναι;"
Έτσι, όλοι οι δείκτες θα εκχωρηθούν σε συγκεκριμένα άτομα (τμήματα) της εταιρείας. Τέταρτον, οι τρέχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες μπορεί να χρειαστεί να προσαρμοστούν (αν το απαιτεί η ενημερωμένη στρατηγική). Πέμπτον, είναι η ανάπτυξη ενός νέου συστήματος κινήτρωνεργαζομένων, δημιουργώντας τύπους μισθοδοσίας με βάση φρέσκα κριτήρια. Αφού ολοκληρώσετε όλες τις καθορισμένες διαδικασίες, μπορείτε να ξεκινήσετε το σύστημα KPI.
Απαιτήσεις KPI
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι KPI είναι βασικοί δείκτες απόδοσης που είναι άρρηκτα συνδεδεμένοι με τους στόχους της εταιρείας. Η ποιότητα της ανάπτυξης στόχευσης είναι η κύρια απαίτηση για το σύστημα KPI. Οι στόχοι μπορούν να διαμορφωθούν σύμφωνα με διαφορετικές αρχές, αλλά ένας από τους πιο δημοφιλείς στο περιβάλλον HR είναι η έννοια SMART. Σημαίνει «συγκεκριμένο» (συγκεκριμένο), «μετρήσιμο» (μετρήσιμο), «επιτεύσιμο» (αποτέλεσμα), «σχετικό με το αποτέλεσμα» (σχετικό), «χρονικά περιορισμένο» (χρονικά περιορισμένο) και, ως αποτέλεσμα, δίνοντας επεξεργασμένοι και ποιοτικοί KPI.
Παραδείγματα στόχων που πληρούν αυτά τα κριτήρια: "άνοιξε τόσα πολλά (μετρήσιμα) καταστήματα (συγκεκριμένα) σε μια πόλη (σχετική) το πρώτο τρίμηνο (χρονοδιάγραμμα)" ή "πώληση τόσα πολλά αεροπορικά εισιτήρια σε τέτοια και μια τέτοια χώρα σε τρεις εβδομάδες. Κάθε στόχος πρέπει να χωρίζεται σε εργασίες, οι οποίες, με τη σειρά τους, μειώνονται στο επίπεδο των προσωπικών KPI (για υπαλλήλους ή τμήματα). Ο βέλτιστος αριθμός, σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς, είναι 6-8.
KPI Automation
Ένας από τους παράγοντες για την επιτυχή εφαρμογή KPI είναι η τεχνολογική υποδομή. Δεδομένου ότι οι βασικοί δείκτες απόδοσης είναι ένα σύνολο ορθολογικών δεικτών, ένας υπολογιστής θα κάνει πολύ καλή δουλειά με αυτούς. Υπάρχουν πολλές λύσεις λογισμικού για τη διαχείριση KPI. Οι δυνατότητες που διατίθενται σε τέτοιες διανομές είναι αρκετά εκτεταμένες. Πρώτον, είναι βολικόπαρουσίαση πληροφοριών (με τη μορφή γραφημάτων, αναλυτικών στοιχείων, τεκμηρίωσης) σχετικά με τις διαδικασίες που σχετίζονται με τους KPI. Τι δίνει; Κυρίως, η ενότητα της αντίληψης δεδομένων, μειώνοντας την πιθανότητα παρερμηνείας των αριθμών. Δεύτερον, είναι η αυτοματοποίηση της συλλογής και υπολογισμού των δεικτών απόδοσης. Τρίτον, πρόκειται για μια πολυδιάστατη (με πολύ μεγάλους όγκους αριθμών) ανάλυση, την οποία θα είναι δύσκολο να εκτελέσει ένα άτομο χωρίς πρόγραμμα. Τέταρτον (παρουσία μιας δικτυακής υποδομής), είναι η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ μεμονωμένων υπαλλήλων και η δημιουργία καναλιών ανατροφοδότησης "αφεντικό-υπόστατος".
