Οι περισσότερες σύγχρονες εταιρείες διατηρούν επαφή με τους πελάτες μέσω της χρήσης του Διαδικτύου: email, κοινωνικά δίκτυα και instant messenger. Αυτό διευκολύνει σημαντικά τη διαδικασία επικοινωνίας με το κοινό, αλλά προκαλεί και ορισμένα προβλήματα με την ασφάλεια και την εμπιστοσύνη. Οι απατεώνες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το όνομα του οργανισμού για να εξαπατήσουν τους χρήστες. Ως εκ τούτου, οι εταιρικοί λογαριασμοί θα πρέπει να φαίνονται μοναδικοί και να επιβεβαιώνουν την επισημότητα. Για αυτό, χρησιμοποιούνται εταιρικές διευθύνσεις email με τον τομέα της εταιρείας. Επιτρέπουν όχι μόνο να επιβεβαιώσουν ότι αυτό το κανάλι επικοινωνίας οδηγεί απευθείας στον οργανισμό, αλλά και να τονίσουν τη σοβαρότητα και την αντιπροσωπευτικότητά του.
Εταιρική αλληλογραφία: ορισμός και δημιουργία
Αν σκέφτεστε πώς να δημιουργήσετε ένα εταιρικό email, θα είναι χρήσιμο να καταλάβετε πρώτα τι είναι και πώς μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα.
Εταιρική αλληλογραφία είναι ένα τέτοιο σύστημα διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο διαχειρίζεται η διοίκηση της εταιρείας,έχει έναν ξεχωριστό τομέα στη διεύθυνση μετά το σύμβολο @ και έχει ορισμένους αποκλειστικούς πόρους για την επιχειρηματική δραστηριότητα: κοινόχρηστο ημερολόγιο, αποθήκευση cloud, αυτόματη αποστολή αλληλογραφίας. Αυτή η αλληλογραφία παρέχει άλλες επιλογές, όπως διαχείριση λογαριασμών υπαλλήλων, δημιουργία τους και χρήση σύντομων και απλών διευθύνσεων γραμματοκιβωτίου.
Πολλοί hosters προσφέρουν τις δικές τους εταιρικές υπηρεσίες αλληλογραφίας στους πελάτες τους. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν διακομιστή αλληλογραφίας αγοράζοντας ειδικό υλικό ή φιλοξενώντας το σε διακομιστή cloud. Αλλά ίσως ο ευκολότερος και φθηνότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες μεγάλων υπηρεσιών αλληλογραφίας από την Google ή το Yandex.
Εγγραφή τομέα
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να σκεφτείτε μετά την ερώτηση "πώς να δημιουργήσετε μια εταιρική αλληλογραφία με τον δικό σας τομέα" είναι να δημιουργήσετε τον δικό σας τομέα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με ειδικούς καταχωρητές ή hosters που νοικιάζουν ονόματα τομέα. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να επιλέξετε σε ποια ζώνη θα βρίσκεται ο τομέας σας. Τώρα υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός από αυτούς: από εθνικές (.ru,.ua,.de) και εδαφικές (.su,.eu) έως εκείνες που σχετίζονται με επαγγέλματα και συμφέροντα (.online,.run,.website,.club,.παιχνίδι,. δουλειές). Υπάρχουν περισσότερες από 1.000 διαφορετικές ζώνες και η τιμή ενοικίασης μπορεί να κυμαίνεται από 100 έως εκατοντάδες χιλιάδες ρούβλια, ανάλογα με την αποκλειστικότητα και τη σπανιότητα της ζώνης.
Εξάλλου, εάν το επιθυμητό όνομα τομέα έχει ήδη ληφθεί, μπορείτε να προσπαθήσετε να το αγοράσετε, αλλά τότε η τιμή έκδοσης θα είναι τουλάχιστον αρκετές δεκάδες χιλιάδες ρούβλια. Αλλά αξίζει τον κόπο αν σκοπεύετε επίσης να δημιουργήσετε ή να μεταφέρετε έναν ιστότοπο κάτω από αυτότομέας.
Μόλις καταφέρετε να δημιουργήσετε έναν τομέα εταιρικής αλληλογραφίας, μπορείτε να σκεφτείτε τη δουλειά του διακομιστή αλληλογραφίας.
Μηχανή διακομιστή αλληλογραφίας με τον τομέα σας
Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία αλληλογραφίας, πρέπει να κατανοήσετε τουλάχιστον τα βασικά στοιχεία του διακομιστή αλληλογραφίας.
Απαιτείται διακομιστής αλληλογραφίας για την αποστολή και λήψη email. Χρησιμοποιεί συγκεκριμένες ρυθμίσεις τομέα για να δημιουργήσει μια σύνδεση με τον διακομιστή του παραλήπτη. Αυτές οι ρυθμίσεις ονομάζονται εγγραφές MX και παρέχουν πληροφορίες στο πρόγραμμα που οι διακομιστές δέχονται εισερχόμενη αλληλογραφία για έναν δεδομένο τομέα. Για τη λήψη μηνυμάτων, ο διακομιστής επικοινωνεί επίσης με τον τομέα του αποστολέα και αναλύει δεδομένα από εγγραφές SPF που υποδεικνύουν ποιος διακομιστής μπορεί να χρησιμοποιήσει τον τομέα για την αποστολή μηνυμάτων. Ο τομέας επαληθεύεται επίσης με την παρουσία ενός κλειδιού DKIM που επιβεβαιώνει την ασφάλεια της πηγής.
Έτσι ο τομέας σας πρέπει να έχει σωστές τιμές MX και SPF στο DNS για να λειτουργεί με τον διακομιστή αλληλογραφίας. Υπάρχει μεγάλος αριθμός διακομιστών αλληλογραφίας, αλλά οι πιο προσβάσιμοι, αξιόπιστοι και ασφαλείς είναι ταυτόχρονα και οι πιο δημοφιλείς - αυτές είναι οι υπηρεσίες Google και Yandex. Τα πλεονεκτήματά τους είναι στη δωρεάν φιλοξενία (μόνιμα για το Yandex και 2 εβδομάδες για την Google) ενός διακομιστή αλληλογραφίας για έναν τομέα, επαγγελματική και έγκαιρη υποστήριξη, συνεχής υποστήριξη στην εργασία με αλληλογραφία.
Πώς να δημιουργήσετε μια εταιρική αλληλογραφία στο Google;
Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε την εταιρική αλληλογραφίααπό την Google είναι δυνατή μετά την εγγραφή σε μια ειδική υπηρεσία για επιχειρήσεις - G Suite. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στη σελίδα υπηρεσίας και καθορίστε τα ακόλουθα δεδομένα:
- Όνομα εταιρείας.
- Αριθμός εργαζομένων.
- Όνομα τομέα (εάν δεν είναι διαθέσιμο, μπορείτε να εγγραφείτε απευθείας από τη σελίδα υπηρεσίας).
- Αριθμός τηλεφώνου.
- Η ταχυδρομική διεύθυνση που ελέγχετε τακτικά.
Μετά την εγγραφή, ο χρήστης έχει την ευκαιρία να διαμορφώσει περαιτέρω την εταιρική αλληλογραφία.
Αλλά πρώτα απ 'όλα, πρέπει να επιβεβαιώσετε την ιδιοκτησία του τομέα. Είναι βολικό η Google να καθορίζει τον καταχωρητή και να κάνει συστάσεις για τη ρύθμιση του DNS μαζί του για επιβεβαίωση. Αυτό μπορεί να γίνει με 4 τρόπους:
- Μέσω εγγραφής TXT.
- Μέσω CNAME.
- Μέσω εγγραφής MX.
- Μέσω κώδικα HTML στον ιστότοπο (εάν υπάρχει).
Η πρώτη μέθοδος περιλαμβάνει την προσθήκη μιας εγγραφής ελέγχου TXT στις ρυθμίσεις DNS του τομέα, η οποία θα παρέχεται από το G Suite. Η δεύτερη και η τρίτη μέθοδος διαφέρουν από την πρώτη μόνο ως προς τον τύπο της εγγραφής. Και το τέταρτο μπορεί να γίνει μόνο εάν έχετε έναν ιστότοπο: πρέπει να δημιουργήσετε μια σελίδα με ένα συγκεκριμένο όνομα (που ορίζεται από την υπηρεσία) και να προσθέσετε τον καθορισμένο κωδικό επαλήθευσης σε αυτήν.
Μετά την επιβεβαίωση, οι ρυθμίσεις εταιρικής αλληλογραφίας γίνονται διαθέσιμες.
Ρυθμίσεις και λειτουργίες αλληλογραφίας Google
Η Google παρέχει πολλές διαφορετικές προηγμένες ρυθμίσεις και λειτουργίες για προσαρμογή, οι οποίες είναι όλες επί πληρωμή. Παρακαλώ σημειώστε:
- Πρώτον, γιαΓια βελτιωμένη ασφάλεια, μπορείτε να ενεργοποιήσετε λειτουργίες όπως η απλή σύνδεση. Αυτό σας επιτρέπει να εξουσιοδοτήσετε υπαλλήλους σε λογαριασμούς αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας μια ιστοσελίδα για να συνδεθείτε ειδικά σε αυτά τα άτομα. Ή, για παράδειγμα, διαχείριση κωδικών πρόσβασης, η οποία θα σας επιτρέψει να ανακτήσετε χαμένους ή να αλλάξετε τους κωδικούς πρόσβασης των εργαζομένων. Εκτός από τη διαχείριση του Google API, το οποίο καθιστά δυνατή την απενεργοποίηση υπηρεσιών τρίτων από το γραμματοκιβώτιο και τη μονάδα δίσκου.
- Δεύτερον, μπορείτε να προσθέσετε χρήστες στο σύστημα αλληλογραφίας. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "+" στον αντίστοιχο πίνακα και να εισαγάγετε πληροφορίες για τον υπάλληλο, υποδεικνύοντας μια νέα ταχυδρομική διεύθυνση στο σύστημά σας και ορίζοντας τον αρχικό κωδικό πρόσβασης. Χρησιμοποιώντας αυτά τα δεδομένα, θα μπορεί να συνδεθεί στον εταιρικό του λογαριασμό.
- Τρίτον, μπορείτε να δημιουργήσετε ψευδώνυμα για διευθύνσεις email εάν είναι απαραίτητο. Δηλαδή, οι δεύτερες διευθύνσεις, επιστολές από τις οποίες θα προωθηθούν στην αρχική.
- Τέταρτον, υπάρχει μια επιλογή οργάνωσης ομάδων και μαζικών αποστολών για επικοινωνία των εργαζομένων.
Εκτός από έναν λογαριασμό email, όλοι οι εργαζόμενοι θα λάβουν τουλάχιστον 30 GB χώρου στο δίσκο, ένα συγχρονισμένο ημερολόγιο, έναν λογαριασμό Google+ και πρόσβαση σε όλες τις υπηρεσίες Google.
Πώς να δημιουργήσετε εταιρική αλληλογραφία στο Yandex;
Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να κάνετε σχεδόν τα ίδια βήματα με την υπηρεσία Google. Πρέπει να καταχωρίσετε έναν τομέα στο Yandex. Mail, να επιβεβαιώσετε ότι σας ανήκει (μέσω του κώδικα html και μέσω των ρυθμίσεων MX) και να προχωρήσετε στις ρυθμίσεις.
Υπάρχει μια μικρή διαφορά -Το "Yandex" προσφέρει στον χρήστη να εκχωρήσει τον τομέα του υπό τον έλεγχο του γίγαντα αναζήτησης προκειμένου να αποφευχθούν οι μη αυτόματες ρυθμίσεις DNS. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω του ιστότοπου του καταχωρητή, ακολουθώντας τις λεπτομερείς οδηγίες από το Yandex.
Έχοντας κάνει όλα αυτά, μπορείτε να αρχίσετε να μαθαίνετε για όλες τις δυνατότητες δωρεάν αλληλογραφίας για έναν τομέα από το Yandex.
Ρυθμίσεις και επιλογές για την αλληλογραφία Yandex
Το πρώτο πράγμα που θα προσφέρει η Yandex είναι να προσθέσει μια εγγραφή DKIM για τον τομέα σας, έτσι ώστε τα email να ελέγχονται με μεγαλύτερη επιτυχία για ανεπιθύμητο περιεχόμενο.
Η δημιουργία λογαριασμών για υπαλλήλους είναι επίσης εύκολη εδώ: απλώς εισαγάγετε το όνομα, τη διεύθυνση και τον αρχικό κωδικό πρόσβασης. Αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας. Η διαχείριση λογαριασμού σάς επιτρέπει να αλλάξετε προσωπικά δεδομένα, να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης και την κατάσταση χρήστη στο εταιρικό σύστημα.
Το "Yandex" σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έως και 1000 διευθύνσεις αλληλογραφίας, οι κάτοχοί τους να χρησιμοποιούν χώρο στο δίσκο και άλλες υπηρεσίες ως κανονικός χρήστης. Και ο διαχειριστής μπορεί να δημιουργήσει μαζικές αποστολές και συνομιλίες, ψευδώνυμα διευθύνσεων και απλή σύνδεση.
Αποτέλεσμα
Το να κάνετε το σημαντικό βήμα για να αποφασίσετε να δημιουργήσετε ένα εταιρικό ταχυδρομείο στο δρόμο για την οικοδόμηση μιας αντιπροσωπευτικής και στέρεης ομάδας με την οποία αναγνωρίζεται και επιθυμείτε να συνεργαστείτε, είναι αυτό που κάθε επίδοξη εταιρεία πρέπει να προσπαθήσει να πετύχει. Και δεν απαιτεί μεγάλες επενδύσεις: χρήση του mail hosting των δύο μεγαλύτερων εταιρειών στον χώρο του Διαδικτύουτεχνολογίες, μπορείτε να οργανώσετε το δικό σας εταιρικό σύστημα αλληλογραφίας. Επιπλέον, εάν οι περιορισμοί του δωρεάν «Yandex» έχουν γίνει χειροπιαστοί για την εταιρεία, τότε υπάρχει η δυνατότητα ανώδυνης ενσωμάτωσης με την επί πληρωμή υπηρεσία G Suite, στην οποία αρθούν αυτές οι ελλείψεις.
